Cuando una marca vende en Estados Unidos a través de un Merchant of Record como Global-e, el Sales Tax es problema de otro. El MoR es el vendedor legal, así que es él quien calcula el impuesto en el checkout, lo recauda y lo declara en cada estado.
El Sales Tax se paga en la venta al consumidor final. Foto: StockSnap (CC0).
Cuando la marca decide vender directamente, desde su sociedad española o desde una filial estadounidense, esa obligación pasa a ser suya. Y el Sales Tax no se parece en nada al IVA: no hay un impuesto único, no hay un registro único y las reglas cambian de un estado a otro, e incluso de una ciudad a otra.
Esta guía forma parte de nuestra serie sobre cómo vender e-commerce en EE. UU. sin perder margen. Aquí explicamos qué es el Sales Tax, cuándo nace la obligación, qué hay que hacer para cumplirla y qué errores cuestan más dinero.
Qué es el Sales Tax y en qué se diferencia del IVA
El Sales Tax es un impuesto sobre la venta final al consumidor. Lo fija cada estado y, en muchos casos, también condados, ciudades y distritos especiales. No existe un Sales Tax federal.
Las diferencias con el IVA europeo son importantes:
| IVA (UE) | Sales Tax (EE. UU.) | |
|---|---|---|
| Quién lo fija | Cada Estado miembro, con una directiva común | Cada estado y sus jurisdicciones locales |
| En qué fases se cobra | En todas las fases, con deducción del soportado | Solo en la venta al consumidor final |
| Número de tipos | Unos pocos por país | Más de 10.000 jurisdicciones con tipos propios |
| Ventanilla única | Sí, OSS/IOSS para ventas a distancia | No: registro y declaración estado por estado |
| Precio mostrado | IVA incluido | Normalmente sin impuesto, que se suma en el checkout |
45 estados y el distrito de Columbia aplican un Sales Tax estatal. Los cinco que no lo tienen son Alaska, Delaware, Montana, New Hampshire y Oregón, aunque en Alaska muchas localidades sí aplican su propio impuesto y exigen a los vendedores remotos que lo recauden.
El tipo combinado (estatal más local) va del 0 % a más del 10 % según la dirección de entrega. Dos clientes en el mismo estado pueden pagar tipos distintos.
Cuándo tiene obligación un e-commerce: el concepto de nexus
Un vendedor solo tiene que recaudar Sales Tax en un estado si tiene nexus con él, es decir, una conexión suficiente. Hay dos tipos.
Nexus físico
Es el tradicional: tener presencia física en el estado. Por ejemplo:
- Oficina, tienda o almacén.
- Empleados o comerciales que trabajen allí.
- Stock almacenado, incluido el que está en un almacén de un operador logístico (3PL) o en los centros de Amazon FBA.
- Asistencia a ferias con venta en algunos estados.
Para una marca que envía desde España, el nexus físico suele aparecer cuando decide tener stock en EE. UU. para acortar plazos. Es una decisión logística con consecuencias fiscales.
Nexus económico
Desde la sentencia South Dakota v. Wayfair de 2018, los estados pueden exigir el impuesto a vendedores remotos que superen un umbral de ventas en el estado, aunque no tengan ninguna presencia física. Hoy todos los estados con Sales Tax aplican este criterio.
El umbral más habitual es de 100.000 USD de ventas anuales en el estado. Algunos estados añaden, o añadían, un criterio alternativo de 200 transacciones, aunque cada vez más lo están eliminando. Y algunos grandes mercados tienen umbrales más altos:
| Estado | Umbral de nexus económico |
|---|---|
| Mayoría de estados | 100.000 USD de ventas anuales |
| California | 500.000 USD |
| Texas | 500.000 USD |
| Nueva York | 500.000 USD y más de 100 transacciones |
Los umbrales cambian. Antes de decidir, conviene confirmarlos en la web de la autoridad fiscal de cada estado.
Los detalles que complican el cálculo
Saber si has superado el umbral no es tan sencillo como sumar pedidos:
- Periodo de medición. Unos estados miran el año natural anterior o el actual; otros, los últimos doce meses móviles.
- Qué ventas cuentan. Algunos estados cuentan las ventas brutas, incluidas las exentas; otros, solo las gravables.
- Ventas a través de marketplaces. Las ventas en Amazon u otros marketplace facilitators las declara el marketplace, pero algunos estados las siguen contando para tu umbral.
- Cuándo empieza la obligación. Al superar el umbral, unos estados exigen registrarse de inmediato; otros, desde el mes o el trimestre siguiente.
Qué pasa al salir de un Merchant of Record
Con un MoR, legalmente el vendedor al consumidor es el MoR, no la marca. Por eso, el día que la marca empieza a vender directamente, es posible que no tenga nexus económico en ningún estado: sus ventas propias empiezan de cero.
Pero en una marca con volumen, los umbrales se superan rápido en los estados grandes: Florida, Illinois, Nueva Jersey, Washington, Georgia… Si la marca vende 3 millones de USD al año en EE. UU., es razonable esperar nexus en una parte importante de los estados desde los primeros meses.
Cómo tratar las ventas históricas hechas a través del MoR a efectos de umbral es un punto que conviene validar con un asesor antes de la transición.
Qué se grava: el caso de la moda
No todos los productos tributan igual. Para una marca de moda esto es especialmente relevante, porque varios estados eximen la ropa total o parcialmente:
| Estado | Tratamiento de la ropa |
|---|---|
| Pensilvania | Exenta en general |
| Nueva Jersey | Exenta en general |
| Minnesota | Exenta en general |
| Vermont | Exenta en general |
| Massachusetts | Exenta hasta 175 USD por prenda |
| Rhode Island | Exenta hasta 250 USD por prenda |
| Nueva York | Exenta del impuesto estatal hasta 110 USD por prenda (algunas localidades sí la gravan) |
Tres matices que se suelen pasar por alto:
- "Ropa" no incluye todo. Bolsos, joyería, relojes o gafas de sol suelen considerarse accesorios y tributan con normalidad, incluso en estados que eximen la ropa. Una marca con bolsos y ropa tiene productos con tratamientos distintos en el mismo pedido.
- El límite es por prenda, no por pedido. En Massachusetts, una chaqueta de 200 USD tributa por la parte que excede de 175 USD; un pedido de cinco camisetas de 40 USD no tributa.
- Los gastos de envío. Unos estados gravan el envío cobrado al cliente y otros no, y a veces depende de si se factura separado del producto.
Para que el cálculo sea correcto, cada producto de Shopify debe tener asignada la categoría fiscal adecuada. Si todo el catálogo está marcado como "producto general", se cobrará impuesto donde no toca, o al revés.
¿Y los aranceles incluidos en el precio?
En un modelo DDP, los aranceles suelen ir incluidos en el precio del producto. En ese caso, en general, forman parte del precio de venta sobre el que se calcula el Sales Tax. Si se muestran como un cargo separado, el tratamiento depende del estado. Es otro punto que hay que definir al configurar el checkout.
Qué hay que hacer para cumplir: seis actividades
Gestionar el Sales Tax sin un MoR se resume en seis actividades continuas.
1. Monitorizar el nexus
Consolidar ventas y número de pedidos por estado, identificar cualquier presencia física y controlar los umbrales con la regla de medición de cada estado. No es una revisión puntual: hay que hacerla todos los meses, porque el nexus aparece a medida que se crece.
2. Registrarse
Obtener el permiso de Sales Tax (sales tax permit) en cada estado donde haya nexus antes de empezar a recaudar. Recaudar sin estar registrado está prohibido en la mayoría de estados.
Para una sociedad española, el registro suele pedir documentación societaria y, en muchos estados, un número fiscal federal (EIN), que una sociedad extranjera puede solicitar al IRS. Algunos estados tienen formularios pensados para vendedores sin presencia en EE. UU. y otros no, lo que alarga el proceso.
Hay estados con administraciones locales propias que añaden trabajo: en Colorado, Luisiana o Alabama, algunas jurisdicciones locales gestionan su propio impuesto. Alabama, por ejemplo, ofrece a los vendedores remotos un régimen simplificado con un tipo fijo.
3. Calcular y recaudar en el checkout
Determinar el impuesto correcto según la dirección exacta de entrega, el tipo de producto, las exenciones y el tratamiento del envío. Mostrarlo por separado y cobrarlo al cliente.
Las ventas remotas tributan normalmente en destino: se aplica el tipo de la dirección del cliente, no el del almacén.
4. Conciliar
Cuadrar ventas, devoluciones, descuentos, impuesto recaudado y liquidaciones del proveedor de pagos. Preparar los datos por jurisdicción y periodo. Las devoluciones son el punto crítico: si se reembolsa un pedido, hay que ajustar también el impuesto declarado.
5. Declarar y pagar
Presentar las declaraciones de cada estado, y de las localidades que lo exijan, con la periodicidad asignada: mensual, trimestral o anual, según el volumen. Hay que presentar aunque el resultado sea cero si el estado lo exige; no hacerlo genera sanciones. Y remitir el impuesto recaudado.
6. Mantener el cumplimiento
Actualizar registros y periodicidades, seguir los cambios normativos (tipos, umbrales, exenciones), atender requerimientos y gestionar rectificaciones o bajas de estados donde ya no se tenga obligación.
S.L. española o LLC: qué cambia
Una duda habitual es si montar una LLC simplifica el Sales Tax. La respuesta corta es no: las obligaciones son prácticamente las mismas. Lo que cambia es quién las asume.
| S.L. española como vendedor | LLC estadounidense como vendedor | |
|---|---|---|
| Responsable del impuesto | La S.L. | La LLC |
| Nexus económico | Según ventas y reglas de cada estado | Igual |
| Nexus físico | Solo si tiene stock o presencia en EE. UU. | En el estado donde tenga oficina, empleados o stock |
| Registros | Donde corresponda | Donde corresponda |
| Cálculo en checkout | Shopify Tax u otra herramienta | Igual |
| Declaraciones | La S.L. o su asesor | La LLC o su asesor |
Dos matices:
- Constituir una LLC no crea nexus en todos los estados. Solo en aquellos donde tenga presencia física (normalmente el de su domicilio real, si tiene oficina o empleados) o supere el umbral económico.
- El Sales Tax no es el impuesto sobre beneficios. Tener nexus a efectos de Sales Tax no significa tributar por beneficios en ese estado; son análisis distintos, y el convenio entre España y EE. UU. es relevante para el segundo.
La decisión de montar una LLC debe tomarse por otros motivos, como el coste de procesar pagos, y no por el Sales Tax.
Herramientas: qué automatizar y qué no
Existen soluciones integrables con Shopify que cubren parte o la totalidad del proceso: Shopify Tax, TaxJar, Avalara, Vertex, Sovos, Anrok o Quaderno, entre otras. No todas hacen lo mismo:
| Actividad | Qué suelen cubrir las herramientas |
|---|---|
| Monitorizar nexus | La mayoría incluye alertas por estado |
| Calcular en checkout | Todas; es la función básica |
| Registrarse | Algunas lo ofrecen como servicio adicional, por estado |
| Declarar y pagar | Varias lo automatizan, normalmente con coste por declaración |
| Conciliar | Depende de la integración con Shopify y el PSP |
| Requerimientos y regularizaciones | Casi siempre necesita un asesor |
Un dato poco conocido: 24 estados forman parte del Streamlined Sales Tax (SST), un acuerdo que simplifica el registro y permite a los vendedores remotos usar proveedores certificados cuyo coste, en esos estados, asume el propio estado. Conviene tenerlo en cuenta al comparar propuestas.
Al evaluar proveedores, lo relevante es comparar el coste total: licencia, comisión por transacción, registros, declaraciones por estado y esfuerzo interno, y cómo escala al crecer las ventas en EE. UU.
Los errores que más cuestan
No registrarse a tiempo. Si se supera un umbral y no se recauda, el impuesto sigue siendo debido, pero ya no se le puede cobrar al cliente. Sale del margen de la marca, con intereses y sanciones. Y si nunca se ha presentado declaración, el plazo para que el estado reclame puede no empezar a correr.
Catálogo mal categorizado. Cobrar impuesto sobre ropa exenta en Pensilvania encarece el pedido y genera reclamaciones. No cobrarlo sobre bolsos en Nueva York genera deuda.
Devoluciones no ajustadas. En moda, con tasas de devolución altas, declarar el impuesto de pedidos que luego se reembolsan es pagar de más todos los meses.
Olvidar las declaraciones a cero. Un registro activo sin declaraciones genera sanciones automáticas.
Tener stock en EE. UU. sin revisar el impacto. Un almacén de un 3PL o de Amazon FBA crea nexus físico en ese estado desde el primer día, sin umbral.
Si ya existe una exposición pasada, la mayoría de estados ofrece acuerdos de regularización voluntaria (voluntary disclosure agreements) que limitan el periodo reclamado y suelen reducir sanciones, siempre que se soliciten antes de que el estado contacte.
Conclusión
El Sales Tax es la obligación que menos se ve mientras hay un Merchant of Record y la que más trabajo da cuando se deja de tenerlo. No es especialmente caro de gestionar, pero sí exige método: saber dónde se tiene nexus, registrarse a tiempo, configurar bien el catálogo y declarar todos los periodos.
Para una marca que está valorando salir de su MoR, lo sensato es dimensionar primero la exposición (ventas por estado, crecimiento previsto y si habrá stock en EE. UU.) y, con eso, decidir qué automatizar y qué externalizar.
El Sales Tax es solo una de las piezas. Si quieres ver el mapa completo, incluida la parte aduanera, lo explicamos en cómo vender e-commerce en EE. UU. sin perder margen. Y si quieres que analicemos tu caso, habla con nosotros.
