El DUA, o Documento Único Administrativo, es la declaración que se presenta ante la aduana cada vez que una mercancía entra o sale de la UE, o pasa por un régimen aduanero especial. En ella se dice qué mercancía es, de dónde viene, cuánto vale, a qué régimen se destina y qué tributos se pagan.
Para un importador o exportador es el documento más importante de la operación: de él dependen los aranceles, el IVA de importación, la prueba de la exportación y la responsabilidad ante la aduana. Y, sin embargo, muchas empresas no lo revisan nunca, porque lo presenta su agente.
El DUA es la declaración que da salida legal a la mercancía en la aduana. Foto: rawpixel (CC0).
Qué es el DUA
El nombre viene del antiguo formulario en papel, común a todos los países de la UE, con sus casillas numeradas. Hoy la declaración es electrónica: se transmite a la aduana desde el sistema del declarante, y lo que se llama "DUA" es el mensaje con todos los datos de la operación.
Con el Código Aduanero de la Unión, los datos se han armonizado en toda la UE y se organizan en elementos de datos, en lugar de las casillas del formulario. En importación, la declaración se llama H1. Lo explicamos en qué es el H1 y en la guía del H1. En el día a día, sin embargo, se sigue diciendo "el DUA".
Para qué sirve
El DUA cumple varias funciones a la vez:
- Destina la mercancía a un régimen aduanero: importación, exportación, tránsito, depósito o perfeccionamiento.
- Liquida los tributos: aranceles, IVA de importación e impuestos especiales.
- Acredita la operación ante Hacienda: en importación, es el documento que permite deducir el IVA pagado en la aduana; en exportación, la prueba de que la venta sale exenta de IVA.
- Activa los controles: con los datos del DUA, la aduana decide si revisa la documentación o la mercancía.
- Alimenta las estadísticas del comercio exterior.
Tipos de DUA
| Tipo | Para qué | Ejemplo |
|---|---|---|
| Importación | Despachar a libre práctica mercancía que entra en la UE | Ropa fabricada en Bangladés que se vende en España |
| Exportación | Sacar mercancía de la UE | Maquinaria vendida a un cliente suizo |
| Tránsito | Mover mercancía bajo control aduanero, sin pagar tributos, de una aduana a otra | Un contenedor que llega a Valencia y se despacha en Madrid |
| Regímenes especiales | Depósito, perfeccionamiento activo o pasivo, admisión temporal | Materia prima que se transforma y se reexporta |
Quién lo presenta
El DUA lo presenta el declarante, que puede ser:
- El propio importador o exportador, si tiene los medios y los conocimientos.
- Un representante aduanero (agente de aduanas, transitario o courier) que actúa por cuenta de la empresa, en representación directa (en nombre de la empresa) o indirecta (en nombre propio y por cuenta de la empresa). Lo explicamos en qué es un agente de aduanas.
En cualquier caso, la empresa necesita un número EORI. Lo explicamos en qué es el EORI. Y, aunque lo presente el agente, quien figura como importador responde de lo que se declara. Lo explicamos en qué es un Importer of Record.
Qué datos contiene
Un DUA de importación recoge, entre otros:
- Las partes: importador, exportador, declarante y representante, con sus números EORI.
- La mercancía: descripción, código TARIC de 10 dígitos, número de bultos, peso bruto y neto.
- El origen: país de origen y, si se pide una preferencia arancelaria, la prueba de origen.
- El valor: valor en aduana, divisa, Incoterm y gastos de transporte y seguro. Lo explicamos en valor en aduana.
- El régimen: el código que indica, por ejemplo, despacho a libre práctica con pago de IVA o con IVA diferido.
- Los documentos: factura, documento de transporte, certificados y licencias, cada uno con su código. Lo explicamos en los códigos Y y C.
- Los tributos: arancel, IVA y, en su caso, antidumping o impuestos especiales.
Cada uno de estos datos puede cambiar lo que se paga. Una partida mal elegida, un origen sin prueba o un valor que incluye lo que no debe son los errores más caros. Lo explicamos en los errores del H1.
Qué pasa después de presentarlo
- Admisión: la aduana comprueba que la declaración está completa y la acepta.
- Análisis de riesgo y asignación de un circuito:
- Verde: levante automático, sin revisión.
- Naranja: revisión de la documentación.
- Rojo: inspección física de la mercancía.
- Pago o garantía de los tributos, salvo que se difieran.
- Levante: la mercancía queda a disposición del importador o sale de la UE.
En exportación, además, la aduana de salida confirma que la mercancía ha abandonado la UE. Esa confirmación es la prueba de la exención de IVA. Lo explicamos, por ejemplo, en exportar a Suiza desde España.
Cuánto tiempo hay que guardarlo
El DUA y su documentación de soporte deben conservarse durante, al menos, el plazo en que la aduana y Hacienda pueden comprobar la operación: en general, cuatro años a efectos fiscales. Como importador, puedes consultar tus declaraciones en la sede electrónica de la Agencia Tributaria, aunque las haya presentado tu agente.
Si el DUA tiene un error
Un DUA ya presentado se puede rectificar. Si el error supuso pagar de más, se puede pedir la devolución de lo pagado de más en los tres años siguientes a la notificación de la deuda. Lo explicamos en rectificación, devolución y condonación de aranceles.
Por qué conviene revisar tus DUA
La mayoría de las empresas no ven sus declaraciones: las presenta el agente, se paga lo que dice y la mercancía sale. Pero en el DUA se deciden el arancel, el IVA deducible y la responsabilidad ante la aduana. Revisarlos de forma periódica permite:
- Detectar aranceles pagados de más y recuperarlos.
- Corregir errores sistemáticos antes de una inspección.
- Comprobar que el IVA de importación figura a nombre de la empresa y se puede deducir.
Lo explicamos en auditoría de declaraciones de importación.
Conclusión
El DUA es mucho más que un trámite: es el documento que decide cuánto se paga, qué se puede deducir y quién responde ante la aduana. Saber leerlo, y revisarlo, es la forma más directa de controlar el coste aduanero.
Si quieres saber qué dicen tus DUA de los últimos tres años, y si estás pagando más de lo necesario, los revisamos contigo.
