Toda importación tiene un responsable ante la aduana. En inglés se le llama Importer of Record (IoR): la persona o empresa que figura como importadora en la declaración y que responde de que todo lo declarado sea correcto.
Parece una formalidad, pero no lo es. Quién es el IoR decide quién paga los aranceles, quién puede deducir el IVA de importación, quién puede recuperar lo pagado de más y a quién se dirige la aduana si algo sale mal. Y en muchas operaciones, sobre todo de e-commerce, nadie lo ha decidido de forma consciente.
Cada importación tiene un responsable ante la aduana. Foto: StockSnap (CC0).
Qué es el Importer of Record
El Importer of Record es la persona responsable ante la aduana de una importación. El término viene de EE. UU., donde es una figura definida ante la aduana (CBP). En la UE la normativa no usa ese nombre, pero la idea es la misma: el importador que figura en la declaración y, sobre todo, el declarante, que es quien asume la responsabilidad de lo declarado y se convierte en deudor de los aranceles.
Sus responsabilidades son las mismas en casi cualquier país:
- Clasificar correctamente la mercancía.
- Declarar el valor en aduana correcto.
- Acreditar el origen, sobre todo si se pide una preferencia arancelaria.
- Presentar los certificados y licencias que exija el producto: sanitarios, de seguridad o de sustancias químicas, como los que derivan del Reglamento REACH.
- Pagar los aranceles y los impuestos de importación.
- Conservar la documentación y responder en las comprobaciones posteriores de la aduana.
Delegar la gestión en un agente o un courier no traslada esa responsabilidad. El agente prepara la declaración; el IoR responde de ella.
IoR, declarante, representante y propietario: no son lo mismo
| Figura | Quién es | Qué responsabilidad tiene |
|---|---|---|
| Importador o IoR | Quien importa la mercancía en su nombre | Responde de la importación y, en general, paga y deduce los impuestos |
| Declarante | Quien presenta la declaración en su nombre | Responde de la exactitud de lo declarado. En la UE, debe estar establecido en la Unión |
| Representante aduanero | Agente, transitario o courier que actúa por cuenta de otro | En representación directa, actúa en nombre del importador. En indirecta, en su propio nombre, y responde junto con él |
| Propietario o comprador | Quien compra o es dueño de la mercancía | No es responsable ante la aduana si no figura en la declaración |
Lo explicamos en detalle en representantes aduaneros.
Qué derechos da ser el IoR
Ser el IoR no es solo cargar con obligaciones. También da derechos que solo tiene quien figura en la declaración:
- Deducir el IVA de importación en su declaración de IVA.
- Diferir el IVA de importación, en los países que lo permiten.
- Recuperar los aranceles pagados de más por una clasificación, un valor o un origen mal declarados. Lo explicamos en rectificación, devolución y condonación de aranceles.
- Usar regímenes especiales, como el depósito aduanero o el perfeccionamiento activo.
- Acumular un historial que permite pedir autorizaciones, como el estatus de Operador Económico Autorizado (OEA).
Qué necesita un IoR en cada mercado
Los requisitos cambian por país. Un resumen de los cuatro más habituales para una empresa española:
- Unión Europea: un número EORI y, si el importador no está establecido en la UE, un representante indirecto establecido que actúe como declarante. Lo explicamos en qué es el EORI y cómo conseguirlo.
- Reino Unido: un EORI GB y, normalmente, un representante aduanero en Reino Unido. Si la empresa está registrada en el VAT británico, puede diferir el VAT de importación. Lo explicamos en EORI GB.
- Suiza: si la empresa está registrada en el IVA suizo, puede importar a su nombre y deducir el IVA de importación; si no, el importador suele ser el cliente. Lo explicamos en IVA en Suiza para e-commerce.
- Estados Unidos: un número de importador ante CBP y un bono aduanero (customs bond). Lo explicamos en Importer of Record en EE. UU..
Seis ejemplos: ¿quién es el IoR?
1. Una marca española importa camisetas de Bangladés
La marca compra a su fábrica en FOB y contrata a un transitario, que despacha en representación directa.
- IoR: la marca.
- Consecuencias: paga los aranceles y el IVA de importación, y deduce ese IVA. Si la clasificación es incorrecta o no aplicó la preferencia del SPG, puede recuperar lo pagado de más en los tres años siguientes.
2. Un proveedor chino vende en DDP a una empresa española
El proveedor se compromete a entregar en el almacén del cliente con todo pagado y organiza él la importación.
- IoR: el proveedor chino, o el agente que actúa en su nombre como representante indirecto, porque un no establecido no puede ser declarante en la UE.
- Consecuencias: si la empresa española no figura como importadora, no puede deducir el IVA de importación, y no controla cómo se clasifica ni se valora la mercancía. Si el valor declarado es demasiado bajo, el problema puede acabar llegando al destinatario. Es uno de los motivos por los que el DDP de origen asiático merece una revisión.
3. Una tienda online vende en DAP a un cliente suizo
La marca envía el pedido sin cobrar impuestos y el courier despacha a la llegada.
- IoR: el cliente suizo.
- Consecuencias: el cliente paga el IVA y la tasa de despacho del courier al recibir el paquete. La marca no tiene obligaciones en Suiza, pero tampoco controla la experiencia: los cargos sorpresa provocan rechazos. Lo comparamos en DAP o DDP en e-commerce.
4. La misma tienda vende en DDP a Reino Unido con registro propio
La marca tiene VAT británico y EORI GB, y envía pedidos de más de 135 £.
- IoR: la marca.
- Consecuencias: paga los aranceles, difiere el VAT de importación y lo deduce en su declaración. Si un pedido se devuelve, puede reclamar lo pagado al reexportarlo. Lo explicamos en VAT en Reino Unido para e-commerce.
5. Una marca vende en EE. UU. a través de un Merchant of Record
El MoR compra a la marca y revende al cliente estadounidense, con envío DDP.
- IoR: el MoR o la entidad que él designe.
- Consecuencias: la marca no tiene obligaciones ante CBP, pero tampoco derecho a recuperar los aranceles pagados de más ni a reclamar el drawback de las devoluciones. Lo explicamos en qué es un Merchant of Record.
6. Un courier despacha un envío urgente sin instrucciones
Un proveedor de fuera de la UE envía muestras por courier exprés a una empresa española, sin que nadie haya dado instrucciones de despacho.
- IoR: la empresa española, aunque nadie le haya preguntado. El courier despacha en su nombre con los datos de la factura y le repercute los aranceles e impuestos como suplidos.
- Consecuencias: es responsable de una declaración que no ha revisado. Si la clasificación o el valor son incorrectos, el riesgo es suyo. Lo explicamos en couriers y aduanas: errores en las declaraciones.
Errores frecuentes
- No saber quién es el IoR en cada flujo: compras, ventas DDP, devoluciones y muestras.
- Aceptar DDP de un proveedor extranjero sin comprobar a nombre de quién se importa ni si el IVA será deducible.
- Pensar que el agente es responsable de lo que declara por cuenta del importador.
- Ceder el papel de IoR a un MoR o un courier y, con él, el derecho a recuperar aranceles.
- No revisar las declaraciones presentadas a nombre propio, que son las que la aduana comprobará después.
Cómo saber si lo tienes bajo control
Para cada mercado y cada flujo, una empresa debería poder responder a cinco preguntas:
- ¿Quién figura como importador en la declaración?
- ¿Quién la presenta y con qué tipo de representación?
- ¿Quién paga y quién deduce el IVA de importación?
- ¿Quién puede recuperar los aranceles pagados de más?
- ¿Quién tiene acceso a las declaraciones y las revisa?
Si alguna respuesta es "no lo sé" o "el courier", hay trabajo por hacer.
Conclusión
El Importer of Record es quien responde ante la aduana y quien tiene derecho a lo que la aduana devuelve. Elegirlo bien es una decisión de control y de dinero, no solo un trámite. Y en cada país funciona de forma algo distinta, como veremos en próximos artículos por mercado.
Si importas o vendes en varios países y quieres saber quién figura como importador en tus declaraciones, y si se está pagando lo correcto, podemos revisarlo contigo.
