Muchas marcas de e-commerce descubren el ROI por las malas: un proveedor italiano que factura con IVA italiano, una factura de publicidad de Meta con IVA que no se puede deducir, o un cliente profesional francés al que no se le puede facturar sin IVA.
El ROI permite operar sin IVA con empresas de otros países de la UE. Foto: rawpixel (CC0).
El Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI) es un trámite sencillo de la Agencia Tributaria, pero sin él una empresa española no puede operar con normalidad con empresas de otros países de la UE. Y un e-commerce, aunque venda solo a consumidores, suele hacerlo más de lo que cree.
Este artículo forma parte de nuestra serie sobre cumplimiento aduanero. Si quieres el marco general del IVA en ventas online en Europa, lo explicamos en IVA en e-commerce en la UE: OSS, IOSS y aduanas.
Qué es el ROI
El ROI es un registro dentro del censo de empresarios de la Agencia Tributaria que identifica a las empresas españolas que hacen operaciones intracomunitarias: compras y ventas de mercancía, o prestación y recepción de servicios, con empresas de otros países de la UE.
Al darse de alta, la empresa obtiene su NIF-IVA: su NIF con el prefijo del país (por ejemplo, ES B12345678). Ese número aparece en VIES, la base de datos europea en la que cualquier empresa de la UE puede comprobar si un número de IVA es válido.
Estar en VIES es lo que permite que las operaciones entre empresas de distintos países se facturen sin IVA, aplicando la inversión del sujeto pasivo. Sin ese número válido, el proveedor o el cliente no puede aplicar esa regla.
Por qué un e-commerce lo necesita
Aunque un e-commerce venda a consumidores, hay cuatro situaciones habituales en las que el ROI es imprescindible.
1. Compras de mercancía a proveedores de la UE
Si la marca fabrica o compra en Portugal, Italia o cualquier otro país de la UE, el proveedor solo puede facturar sin IVA si la marca le da un NIF-IVA válido en VIES. En ese caso, la marca hace una adquisición intracomunitaria: declara el IVA español en su modelo 303 y lo deduce a la vez (autorrepercusión), sin coste.
Sin ROI, el proveedor factura con su IVA (el 23 % portugués o el 22 % italiano). Ese IVA no se deduce en la declaración española; solo se puede intentar recuperar mediante el procedimiento de devolución a no establecidos, que es lento y no siempre prospera. En la práctica, es un sobrecoste.
2. Servicios de plataformas digitales
Gran parte de los servicios que usa un e-commerce se facturan desde otros países de la UE, muchos desde Irlanda: publicidad en Meta o Google, la suscripción a Shopify y muchas herramientas SaaS.
Con NIF-IVA válido, esos servicios se facturan sin IVA y la marca aplica la inversión del sujeto pasivo en su declaración, sin coste. Sin él, la plataforma trata a la marca como un consumidor final y le cobra IVA, lo que complica o impide deducirlo. Con presupuestos de publicidad relevantes, la diferencia es importante.
3. Ventas a empresas de otros países de la UE
Si la marca vende al por mayor a tiendas multimarca de otros países, o a cualquier cliente profesional de la UE, puede facturar sin IVA como entrega intracomunitaria exenta. Pero desde 2020 se exigen dos condiciones:
- Que el cliente tenga un NIF-IVA válido en VIES.
- Que la marca esté dada de alta en el ROI y declare la operación en el modelo 349.
Si alguna falla, la exención se pierde y la venta lleva IVA español al 21 %.
4. Stock en almacenes de otros países
Si la marca envía stock a un almacén de otro país de la UE, por ejemplo con Amazon FBA pan-europeo o con un operador logístico en Alemania, ese traslado es una operación intracomunitaria asimilada a una venta. Requiere el NIF-IVA español y registrarse a efectos de IVA en el país de destino.
¿Y las ventas a consumidores?
Las ventas a consumidores finales de otros países de la UE van por la ventanilla única OSS, que es un régimen distinto con su propia alta (modelo 035). En principio, vender solo a consumidores no obliga a estar en el ROI, pero casi ningún e-commerce se libra de alguna de las cuatro situaciones anteriores.
ROI, OSS y EORI: tres registros distintos
Es habitual confundirlos. Cada uno sirve para una cosa:
| Registro | Para qué sirve | Cómo se obtiene |
|---|---|---|
| ROI (NIF-IVA) | Operaciones con empresas de otros países de la UE: compras, ventas B2B, servicios y traslados de stock | Modelo 036, Agencia Tributaria |
| OSS | Declarar el IVA de ventas a consumidores de otros países de la UE | Modelo 035, Agencia Tributaria |
| EORI | Operar en aduanas: importaciones y exportaciones con países de fuera de la UE | Agencia Tributaria (Aduanas) |
Un e-commerce que importa stock de Asia, vende a consumidores de toda Europa y compra servicios a plataformas irlandesas necesita los tres.
Cómo darse de alta
El alta se solicita con el modelo 036 de declaración censal, marcando la solicitud de inclusión en el ROI. Se puede hacer al darse de alta en la actividad o en cualquier momento posterior.
La inclusión no es automática. La Agencia Tributaria revisa la solicitud y puede pedir información adicional para comprobar que la actividad es real: contratos, facturas, web, proveedores o previsión de operaciones intracomunitarias. El proceso puede tardar semanas, así que conviene solicitarlo antes de necesitarlo, no cuando el primer proveedor europeo lo pida.
Una vez concedido, conviene comprobar en VIES que el número aparece como válido. Hasta que no aparece, los proveedores y clientes no pueden aplicar la exención.
Obligaciones al estar en el ROI
El modelo 349
Estar en el ROI implica declarar las operaciones intracomunitarias en el modelo 349, la declaración recapitulativa. En ella se detallan, por cada proveedor o cliente de la UE, las compras, ventas y servicios del periodo.
- Se presenta solo en los periodos en que hay operaciones.
- Es mensual si las entregas de bienes y prestaciones de servicios intracomunitarias superan 50.000 € en el trimestre o en alguno de los cuatro anteriores; si no, trimestral.
- El plazo es hasta el día 20 del mes siguiente al periodo; en el último periodo del año, hasta el 30 de enero.
Los datos del 349 deben cuadrar con los del modelo 303. Las diferencias son una de las causas más frecuentes de requerimientos.
Comprobar a los clientes en VIES
Antes de facturar sin IVA a un cliente profesional de la UE, hay que comprobar su NIF-IVA en VIES y guardar la prueba de la consulta. Si el número no es válido el día de la operación, la exención no se puede aplicar.
Mantener el alta
La Agencia Tributaria puede dar de baja de oficio a una empresa del ROI si detecta inactividad, falta de presentación de declaraciones o riesgo de fraude. Una baja sin aviso deja a la empresa fuera de VIES de un día para otro, con los mismos problemas que no haberse dado de alta.
Los errores más frecuentes
Solicitar el ROI tarde. Se descubre cuando un proveedor europeo factura con su IVA o Meta empieza a cobrar IVA. Para entonces, parte de ese IVA ya es un coste.
Dar por hecho que el NIF-IVA es válido. El alta en el censo no garantiza que el número aparezca en VIES. Hay que comprobarlo.
Facturar sin IVA a clientes sin NIF-IVA válido. Si el cliente no está en VIES, la venta lleva IVA español. Si la marca no lo repercutió, lo paga de su margen.
No presentar el modelo 349 o presentarlo mal. Las declaraciones informativas omitidas o incorrectas se sancionan por cada dato, y además pueden provocar la baja del ROI.
Confundir el ROI con el OSS o el EORI. Tener uno no cubre las obligaciones de los otros. Explicamos el EORI en qué es el EORI y cómo conseguirlo en España.
Conclusión
El ROI es de los trámites más sencillos de la fiscalidad internacional, y de los que más cuesta no tener. Para un e-commerce es la condición para comprar a proveedores europeos sin sobrecoste, deducir el IVA de sus plataformas digitales, vender a clientes profesionales de la UE y mover stock entre países.
Lo sensato es solicitarlo antes de necesitarlo, comprobar que el número está activo en VIES y tener un proceso para el modelo 349 y la verificación de clientes.
Si además importas de fuera de la UE, el siguiente paso es revisar tus declaraciones aduaneras: es donde más dinero suele quedar atrapado. Habla con nosotros.
