La ficha de datos de seguridad (FDS, o SDS por sus siglas en inglés) es el documento que acompaña a cualquier producto químico peligroso. Describe sus riesgos, cómo manipularlo, cómo transportarlo y qué hacer en caso de accidente.
La ficha de datos de seguridad acompaña a los productos químicos peligrosos. Foto: rawpixel (CC0).
Para un importador, la ficha tiene un doble papel. Es una obligación legal: si importa un producto químico peligroso en la UE, es él quien debe entregar a sus clientes una ficha conforme a la normativa europea. Y es una fuente de información muy útil para la aduana y el transporte, aunque con límites que conviene conocer.
Este artículo forma parte de nuestra serie sobre cumplimiento aduanero, junto con qué es el Reglamento REACH y qué obliga a un importador y qué es un número CAS.
Qué es y quién debe entregarla
La ficha de datos de seguridad está regulada en el artículo 31 y el anexo II del reglamento REACH, actualizado por el Reglamento (UE) 2020/878, obligatorio desde 2023.
El proveedor de un producto químico (fabricante, importador o distribuidor) debe entregar la ficha a sus clientes profesionales cuando:
- La sustancia o mezcla está clasificada como peligrosa según el reglamento CLP.
- La sustancia es persistente, bioacumulable y tóxica (PBT) o muy persistente y muy bioacumulable (mPmB).
- La sustancia está en la lista de sustancias candidatas de REACH.
Además, para mezclas no clasificadas como peligrosas pero que contienen determinadas sustancias peligrosas por encima de ciertos umbrales, la ficha debe facilitarse si el cliente la pide.
Tres requisitos prácticos:
- Debe entregarse gratuitamente y, como tarde, con el primer suministro.
- Debe estar en la lengua oficial del país donde se comercializa: en España, en español.
- Debe actualizarse cuando hay información nueva sobre los riesgos, una nueva clasificación o una autorización o restricción, y enviarse a los clientes de los últimos doce meses.
Los artículos (ropa, calzado, electrónica) no necesitan ficha de datos de seguridad, aunque tienen otras obligaciones de información sobre sustancias muy preocupantes.
Las 16 secciones de la ficha
La estructura es obligatoria y siempre la misma:
| Sección | Contenido | Utilidad para el importador |
|---|---|---|
| 1. Identificación | Nombre del producto, usos, proveedor, teléfono de emergencia | Identificar al proveedor responsable en la UE |
| 2. Identificación de peligros | Clasificación CLP, pictogramas, frases de peligro | Etiquetado y requisitos de almacenamiento |
| 3. Composición | Sustancias peligrosas, con números CAS y CE y concentraciones | Base para REACH, controles y clasificación |
| 4. Primeros auxilios | Medidas en caso de exposición | Seguridad |
| 5. Lucha contra incendios | Medios de extinción, riesgos específicos | Almacenamiento |
| 6. Vertido accidental | Medidas de contención y limpieza | Almacenamiento y transporte |
| 7. Manipulación y almacenamiento | Condiciones seguras, incompatibilidades | Almacén y operador logístico |
| 8. Controles de exposición | Límites de exposición, equipos de protección | Seguridad laboral |
| 9. Propiedades físicas y químicas | Estado, color, punto de inflamación, pH, densidad | Transporte y clasificación arancelaria |
| 10. Estabilidad y reactividad | Condiciones a evitar | Almacenamiento |
| 11. Información toxicológica | Efectos sobre la salud | Evaluación de riesgos |
| 12. Información ecológica | Efectos sobre el medio ambiente | Evaluación de riesgos |
| 13. Eliminación | Tratamiento de residuos | Gestión de residuos y devoluciones |
| 14. Transporte | Número ONU, clase, grupo de embalaje, ADR, IMDG, IATA | Transporte de mercancías peligrosas |
| 15. Información reglamentaria | Registro REACH, autorizaciones, restricciones, otras normas | Cumplimiento |
| 16. Otra información | Revisiones, abreviaturas, fuentes | Control de versiones |
Para qué sirve la ficha en aduanas y transporte
Transporte de mercancías peligrosas
La sección 14 es la que más usan los transitarios y transportistas. Da el número ONU, la clase de peligro y el grupo de embalaje, que determinan cómo debe transportarse el producto por carretera (ADR), por mar (IMDG) o por aire (IATA). Sin ficha, muchos operadores no aceptan la carga.
Clasificación arancelaria
La sección 3 (composición) y la sección 9 (propiedades físicas y químicas) aportan datos útiles para clasificar: qué sustancias contiene, en qué proporción, en qué estado se presenta.
Pero la ficha no basta para clasificar:
- La sección 3 solo obliga a indicar los componentes peligrosos por encima de ciertos umbrales. Una mezcla puede tener componentes relevantes para la clasificación que no aparecen.
- Las concentraciones se dan a menudo en rangos (por ejemplo, 10-25 %), no con el valor exacto.
- No describe siempre el uso del producto, que en algunos capítulos del arancel decide la partida.
Para clasificar, la ficha de seguridad debe completarse con la ficha técnica del producto (lo explicamos en SDS, ficha técnica y certificado de análisis) y, si hace falta, con la composición completa facilitada por el proveedor. Lo explicamos en qué es un número CAS.
Controles y licencias
Los números CAS de la sección 3 y la sección 15 (información reglamentaria) permiten comprobar si el producto está sujeto a controles: precursores de drogas, productos de doble uso, consentimiento previo para la exportación, sustancias que agotan la capa de ozono o gases fluorados.
El problema de las fichas de proveedores de fuera de la UE
Cuando se importa de fuera de la UE, la ficha que envía el proveedor rara vez sirve tal cual:
- Formato de otro país. Las fichas pensadas para EE. UU. o China siguen el sistema GHS, pero con requisitos nacionales distintos del anexo II de REACH.
- Idioma. Suelen estar solo en inglés o en chino.
- Clasificación distinta. Un producto puede estar clasificado de forma distinta según la versión del GHS de cada país.
- Sin referencias europeas. Faltan el registro REACH, las restricciones, los números CE o el teléfono de emergencia en la UE.
- Desactualizadas. No incorporan los cambios del Reglamento 2020/878, como la información sobre nanoformas o alteradores endocrinos.
Como el importador es el proveedor a efectos de REACH, es él quien debe entregar a sus clientes una ficha conforme a la normativa europea y en español. Traducir la ficha del proveedor no basta si su contenido no cumple.
Para generar, traducir y distribuir fichas a escala, la mayoría de empresas usa un software de FDS.
Errores frecuentes
- Distribuir la ficha del proveedor extranjero sin adaptarla a REACH ni traducirla.
- No actualizarla cuando cambia la clasificación o se añade una sustancia a la lista de candidatas.
- Usarla como única fuente para clasificar productos en el arancel.
- Datos incoherentes entre la ficha, la factura y la declaración de aduanas: nombres comerciales distintos, composiciones que no cuadran, números ONU que no coinciden con la documentación de transporte.
- No archivarla con cada versión y fecha, lo que impide demostrar qué información se entregó y cuándo.
Conclusión
La ficha de datos de seguridad es una obligación para quien importa productos químicos peligrosos y una herramienta para transportarlos, almacenarlos y controlarlos. Pero es solo una pieza: no sustituye a la ficha técnica para clasificar ni garantiza por sí sola el cumplimiento de REACH.
Mantener fichas conformes, actualizadas y coherentes con la factura y la declaración aduanera es parte de importar con control. En Omnesia ayudamos a los importadores de productos químicos a ordenar esa información y a comprobar cada declaración. Lo contamos en nuestra solución para el sector químico, y si quieres hablarlo, escríbenos.