Quien importa productos químicos recibe del proveedor una pila de documentos con nombres parecidos: SDS, MSDS, TDS, CoA, "REACH certificate", "declaration of conformity". Muchas veces se archivan sin mirar qué dice cada uno, hasta que la aduana pide una prueba de pureza o un cliente pregunta si el producto cumple REACH.
Cada documento responde a una pregunta distinta. Saber cuál pedir, y qué buscar en él, ahorra problemas en la clasificación, en el cumplimiento y en la relación con los clientes.
Cada documento del proveedor responde a una pregunta distinta. Foto: StockSnap (CC0).
Los documentos de un vistazo
| Documento | Qué dice | ¿Es obligatorio? | Para qué lo usa el importador |
|---|---|---|---|
| Ficha de datos de seguridad (SDS) | Peligros, composición peligrosa, manipulación, transporte y normativa | Sí, para sustancias y mezclas peligrosas | Seguridad, transporte, controles y punto de partida para REACH |
| Ficha técnica (TDS) | Especificaciones, propiedades típicas y aplicaciones | No | Clasificación arancelaria, porque describe el uso |
| Certificado de análisis (CoA) | Resultados del análisis de un lote concreto | No, pero habitual | Acreditar pureza o composición del lote |
| Declaración REACH del proveedor | Si cumple el anexo XVII y si contiene sustancias muy preocupantes | No en sí, pero es la forma habitual de acreditar el cumplimiento | Cumplimiento de REACH, sobre todo en artículos |
| Composición completa | Todos los componentes con porcentajes y números CAS | No | Clasificar, calcular toneladas REACH y comprobar controles |
| Prueba de origen | Origen preferencial de la mercancía | Solo para aplicar una preferencia | Arancel reducido o cero |
La ficha de datos de seguridad
Es el único documento regulado de la lista. REACH obliga a entregarla con las sustancias y mezclas peligrosas, con 16 secciones obligatorias y en la lengua del país. Lo explicamos en detalle en la ficha de datos de seguridad.
Su límite: está pensada para la seguridad, no para la aduana. La sección 3 solo recoge los componentes peligrosos, a menudo en rangos, y no siempre dice para qué se usa el producto.
La ficha técnica
Es un documento comercial: describe el producto como lo vende el fabricante, con sus especificaciones, propiedades típicas y aplicaciones.
No está regulada, pero para la aduana es muy útil, porque cuenta para qué sirve el producto, algo que en química decide muchas veces el capítulo. Un aditivo para plásticos, un agente de acabado textil o un disolvente compuesto se clasifican por su función. Lo explicamos en cómo clasificar productos químicos.
El certificado de análisis
Es el resultado del análisis de un lote concreto: pureza, impurezas, humedad y otros parámetros, comparados con las especificaciones.
Es el documento que se olvida y el que más falta hace cuando hay que demostrar algo:
- Para aplicar una suspensión arancelaria que exige una pureza mínima. Lo explicamos en suspensiones arancelarias en productos químicos.
- Para defender que un producto es una sustancia definida con impurezas, y no una mezcla.
- Para reclamar una devolución de aranceles, cuando la aduana pide pruebas del producto que se importó.
Conviene pedirlo con cada lote y archivarlo junto a la declaración de importación.
El mito del "certificado REACH"
No existe un certificado oficial que acredite que un producto "cumple REACH". Cuando un proveedor envía un "REACH certificate", suele ser una de estas tres cosas:
- Una declaración del propio proveedor, sin valor oficial, pero útil si es concreta.
- Un informe de ensayo de un laboratorio sobre sustancias restringidas.
- La confirmación de que una sustancia está registrada, con su número de registro.
Lo que conviene pedir depende de lo que se importa. Para sustancias y mezclas, el número de registro y, si el fabricante es de fuera de la UE, la carta de su representante exclusivo. Para artículos, una declaración sobre el anexo XVII y la lista de candidatas y, en los productos de riesgo, informes de ensayo. Lo explicamos en qué es el Reglamento REACH.
Qué pedir al proveedor
Una solicitud estándar a un proveedor de productos químicos debería incluir:
- Ficha de datos de seguridad conforme a REACH, en español y actualizada.
- Ficha técnica, con especificaciones y aplicaciones.
- Composición completa, con porcentajes y números CAS, aunque sea bajo acuerdo de confidencialidad.
- Certificado de análisis de cada lote.
- Estado REACH: número de registro de cada sustancia, o nombre del representante exclusivo y carta de cobertura.
- Declaración sobre sustancias muy preocupantes y restricciones del anexo XVII, si son artículos.
- Fabricante real y planta de producción, si se compra a un intermediario.
- Prueba de origen, si se quiere aplicar una preferencia arancelaria.
Si generas tus propias fichas o gestionas muchas de proveedores, lo habitual es usar un software.
Que los documentos cuadren
Un problema frecuente no es que falte un documento, sino que no coincidan entre sí:
- El nombre comercial de la factura no aparece en la ficha de seguridad.
- El número CAS de la ficha no es el mismo que el del certificado de análisis.
- La composición de la ficha técnica y la de la ficha de seguridad no suman lo mismo.
- El número ONU de la ficha no coincide con el de la documentación de transporte.
En una inspección, esas incoherencias llaman la atención. Y en la clasificación, llevan a errores. Lo explicamos en la checklist de documentos de importación.
Errores frecuentes
- Archivar la documentación sin leerla y descubrir que falta algo cuando la aduana lo pide.
- Clasificar solo con la ficha de seguridad, sin la ficha técnica ni la composición completa.
- Aceptar un "REACH certificate" genérico sin número de registro ni detalle.
- No pedir el certificado de análisis de cada lote.
- No actualizar la documentación cuando el proveedor cambia la formulación o la planta.
Conclusión
La ficha de seguridad, la ficha técnica y el certificado de análisis no son tres versiones del mismo documento: cada una sirve para algo distinto, y juntas permiten clasificar bien, cumplir REACH y defender cada importación. Pedirlas desde el principio es mucho más fácil que reconstruirlas cuando las piden.
Si importas productos químicos y quieres ordenar la documentación de tus proveedores junto con tus declaraciones de importación, lo vemos contigo.